| 学校名 | 種別 | 地域 | 担当者数 | メモ |
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| 氏名 | 学校 | 部署/学部 | 役職 | メール | ステータス | 最終接触日 |
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| 氏名 | 学校 | 学部/学科 | 卒業予定年 | メール | ステータス | 接点 | 最終接触日 |
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| タイトル | 種別 | 日付 | 場所 | 詳細 |
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告知メール作成
配信対象
「Gmailで送信する」を使うには、先に「Google連携設定」タブで連携してください。
プレビュー
対象者を選んで「プレビュー」を押してください
送信履歴
| 件名 | 送信先 | 件数 | 状態 | 作成日時 |
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Google連携設定
このアプリからGmailで直接送信したり、担当者とのメールのやり取り履歴を見たり、 学校・担当者などのデータをチームで共有するには、 Google Cloud Consoleで発行した「OAuthクライアントID」の登録が必要です(最初の1回だけ)。
- Google Cloud Consoleにアクセスし、新しいプロジェクトを作成
- 「APIとサービス」→「有効なAPIとサービス」から Gmail API と Google Sheets API の両方を有効化
- 「APIとサービス」→「OAuth同意画面」で、User Type: 外部(External)を選択し、アプリ名・自分のメールアドレスを入力して作成。公開ステータスは「テスト」のままでOK。「テストユーザー」に、このアプリを使う全員のGoogleアカウントを追加
- スコープの追加で
gmail.sendgmail.readonlyspreadsheetsの3つを追加 - 「認証情報」→「認証情報を作成」→「OAuthクライアントID」→ アプリケーションの種類: ウェブアプリケーション
- 「承認済みのJavaScript生成元」に
を追加して保存(アプリを外部公開したら、そのURLも追加が必要です) - 発行された「クライアントID」(〜.apps.googleusercontent.com の文字列)を下の欄に貼り付けて保存
チーム共有スプレッドシート
学校・担当者・イベント・告知メールのデータをチームで共有するには、共有用のGoogleスプレッドシートを1つ用意してください。
メンバー全員が編集できるように共有設定してから、URLに含まれる長いID部分をコピーして下に貼り付けてください。
(例: https://docs.google.com/spreadsheets/d/この部分/edit)
はじめての方へ
このアプリは、新卒採用における学校の担当者と学生本人、その両方とのやり取りを管理するためのものです。学校・担当者・学生・イベントの情報を登録し、告知メールをGmailから直接送信できます。相手とのメールのやり取りの履歴も、アプリ内で確認できます。データはチーム全員で共有されます。
最初に1回だけ、Googleとの接続設定が必要です。
下の「初回セットアップ」の手順に沿って進めてください。5分ほどで終わります。
初回セットアップ
管理者(人材開発部 梶原)から、クライアントID と スプレッドシートID の2つを受け取ってから始めてください。
- 上のメニューから 「Google連携設定」 タブを開きます。
- クライアントID の欄に、受け取ったIDを貼り付けて「保存」を押します。
- 「Googleに接続する」 を押します。ポップアップでGoogleのログイン画面が開きます。
- 会社のGoogleアカウント(@insight-lab.co.jp)を選びます。
- 「このアプリはGoogleで確認されていません」と表示されたら、「続行」 を押します。
- アクセス権限の確認画面が出たら、チェックボックスをすべてオンにしてから「続行」を押します。
- 画面右上のバッジが緑色の 「Google連携中」 になれば成功です。
- 最後に、同じ画面の下にある スプレッドシートID の欄に受け取ったIDを貼り付け、「保存して同期」を押します。
うまくいかないとき
- 「このアプリはGoogleで確認されていません」という警告が出る
- 正常です。社内用に作ったアプリで、Googleの一般公開審査を受けていないためこの表示になります。「続行」(または「詳細」→「アプリ名 に移動」)を押して進めてください。
- 「アクセスをブロック: ○○ は Google の審査プロセスを完了していません」と出る(エラー403)
- 個人のGoogleアカウントでログインしている可能性が高いです。会社のアカウントでログインし直してください。それでも出る場合は、利用者として登録されていないので管理者にご連絡ください。
- 接続したのにデータが表示されない
- スプレッドシートIDが未設定か、スプレッドシートが共有されていない可能性があります。「Google連携設定」タブでIDを確認し、それでも表示されなければ管理者にご連絡ください。
- 「Popup window closed」と出て接続できない
- ログイン用のポップアップが途中で閉じられています。もう一度「Googleに接続する」を押して、最後まで進めてください。ポップアップが開かない場合は、アドレスバー右端のブロック表示から、このサイトのポップアップを許可してください。
- しばらく使っていたら接続が切れた
- Googleの仕様で、接続は約1時間で自動的に切れます。「Google連携設定」タブで「Googleに接続する」を押し直してください(2回目以降はクリックだけで完了します)。なお、ページを再読み込みしただけでは切れません。
- 「宛先のメールアドレスが正しくありません」と出て送信できない
- 誤送信を防ぐため、送信前に宛先をまとめて確認しています。表示された相手の登録内容を確認し、メールアドレスを正しく直してから、もう一度送信してください。全角文字や余分なスペース、改行が混ざっていることがよくあります。
- 「○件は送信に失敗しました」と出た
- 失敗した相手の氏名と理由が一覧で表示されます。宛先の間違いが原因なら修正し、失敗した相手だけを選び直して送信してください(成功した相手をもう一度選ぶと、二重に届いてしまいます)。「送信履歴」にも「一部失敗」として記録が残ります。
- 同期に失敗しましたと表示された
- 通信が不安定なときに起こります。データがすぐ消えることはありません。通信状態を確認し、「🔄 最新に更新」を押して最新の内容を読み込み直してから、作業をやり直してください。
基本的な使い方
- 学校・担当者を登録する
- 「学校」タブで学校を登録してから、「学校担当者」タブでその学校の担当者(就職課の方など)を追加します。学校が未登録だと担当者は追加できません。件数が多いときは「CSVインポート」でまとめて取り込めます。
- 学生を登録する
- 「学生」タブで、説明会やイベントで接点のあった学生を登録します。所属する学校・学部・卒業予定年・選考ステータス(説明会参加、エントリー、選考中、内定など)を管理でき、卒業年での絞り込みもできます。こちらも「CSVインポート」で名簿をまとめて取り込めます。
- 告知メールを送る
- 「告知メール」タブで、①送信先の種類(学校担当者 / 学生)を選ぶ → ②イベントを選ぶと件名と本文が自動で下書きされる → ③文面を整える → ④配信対象にチェック → ⑤「プレビュー」で内容を確認 → ⑥「Gmailで送信する」。送信は取り消せません。必ずプレビューで確認してください。
送信中はボタンに「送信中… (3/50)」のように進捗が出ます。完了するまでページを閉じたり再読み込みしたりしないでください。
なお、Gmailの仕様で1日に送れる通数には上限(数百〜2,000通程度)があります。一度に大量配信する場合はご注意ください。 - 文面に相手の名前を差し込む
- 本文に
{{name}}と書くと相手の氏名に置き換わります。ほかに{{school}}(学校名)、{{department}}(部署)、{{position}}(役職)、学生向けには{{faculty}}(学部)、{{gradYear}}(卒業予定年)が使えます。 - 過去のやり取りを確認する
- 「学校担当者」または「学生」タブの各行にある「履歴」ボタンを押すと、その相手とのGmailのやり取りが表示されます。
- 他の人が入力した内容を反映する
- 画面右上の 「🔄 最新に更新」 を押すと、他のメンバーの変更が取り込まれます。自分が入力した内容は自動で共有されるので、特別な操作は不要です。
編集を始める前には、必ず一度「🔄 最新に更新」を押してください。 理由は下の注意書きをご覧ください。
複数人で同時に編集するときのご注意。
このアプリは、変更があるとその時点の内容でスプレッドシート全体を上書きします。
そのため、2人が同時に別々の変更をすると、あとから保存したほうの内容で上書きされ、先に加えた変更が消えてしまうことがあります。
これを避けるため、編集を始める前に「🔄 最新に更新」を押す習慣をつけてください。 また、大量のデータを一度に登録する作業(CSVインポートなど)は、他のメンバーが作業していない時間に行うか、事前に一声かけると安全です。
これを避けるため、編集を始める前に「🔄 最新に更新」を押す習慣をつけてください。 また、大量のデータを一度に登録する作業(CSVインポートなど)は、他のメンバーが作業していない時間に行うか、事前に一声かけると安全です。
取り扱いにご注意ください。
このアプリには学生の個人情報が含まれます。画面のスクリーンショットや書き出したCSVを、社外や関係者以外に共有しないようご注意ください。
また、学校や担当者の「削除」は元に戻せません。
困ったときは
上記で解決しない場合は、人材開発部 梶原(takehiko.kajiwara@insight-lab.co.jp)までご連絡ください。エラーメッセージが出ている場合は、その画面のスクリーンショットを添えていただけると解決が早くなります。